Vor sieben Jahren haben wir bei einer Firmenveranstaltung über Werte geredet. Ein Wert, der für die Mitarbeiter von TrustYou besonders wichtig war, war, durch ehrenamtliche Arbeit und Spendenaktionen etwas an ihre Gemeinden zurückzugeben. Viele Mitarbeiter teilten diesen Wert, aber die meisten gaben zu, dass sie ihm in ihrem Leben nicht immer Priorität eingeräumt hatten. Sie waren auch der Meinung, dass die Teilnahme an einer gemeinsamen Aktivität als Team eine gute Gelegenheit wäre, eine gute Erfahrung zu machen und die Unternehmenskultur zu verbessern. Kurz darauf hatte ein kleines Team in unserem Münchner Büro die Idee einer Wohltätigkeitsauktion, und so entstand unsere erste Aufruf zur Versteigerung Die Veranstaltung war geboren! Die Auktion ist für unsere Kollegen in München jedes Jahr ein wichtiger Anlass, um zusammenzukommen, Spaß zu haben und gemeinsam an etwas zu arbeiten, das ihnen außerhalb ihrer Arbeit wichtig ist. Selbst inmitten von Covid-19 und den Ausgangsbeschränkungen wollten wir das nicht aufgeben. Aber wie verwandelt man eine komplizierte Veranstaltung wie eine Auktion in ein erfolgreiches online Event?
Fakten & Zahlen
Insgesamt haben die Mitarbeiter von TrustYou von 2015 bis 2021:
- persönlich gespendet ~250 Artikel versteigern
- über 12,000€
- gespendet an über 40 Wohltätigkeitsorganisationen auf der ganzen Welt
Einige der Wohltätigkeitsorganisationen, die wir unterstützt haben, sind:
Vergangene Auktionen
Zum Vergleich schauen wir uns erst mal an, wie unsere Auktionen vor 2020 abliefen. Ursprünglich war das eine physische Veranstaltung, die von einem kleinen Team in unserem Büro in München organisiert wurde. Aber keine Frage, das war eine Gemeinschaftsleistung, die auch viel Teamwork von den Teilnehmern erforderte. Die Mitarbeiter in München wurden gebeten, Sachen für die Auktion zu spenden und sie ins Büro mitzubringen. Jeder Gegenstand wurde vom Auktionsteam sorgfältig fotografiert und mit einer schönen Beschreibung in eine Diashow-Präsentation eingefügt. Die Diashow ersparte uns die mühsame Organisation und physische Präsentation der Gegenstände während der Veranstaltung.
Jedes Jahr waren wir total beeindruckt von der Kreativität, dem Einfallsreichtum und der Großzügigkeit unserer Teamkollegen, wenn ihre gespendeten Sachen bei uns ankamen. Es gab keine Regeln, was man spenden durfte, aber die Idee war, was zu finden, das man schon hatte oder selbst basteln konnte, anstatt extra was zu kaufen.
Zu den Spenden der letzten Jahre gehörten handgemachte Sachen wie selbstgebrautes Bier, Originalkunstwerke und Backwaren – wie der brasilianische Schokoladen-Karottenkuchen von Paula (Leiterin der Buchhaltung), der allein schon rund 725 € eingebracht hat und jetzt als “ein Stück Himmel” bekannt ist. Einige Leute spendeten Gutscheine für Dienstleistungen, die sie anbieten konnten, wie einen Fahrradreparaturkurs, eine Bierverkostungstour durch München oder ein 3-Gänge-Menü bei sich zu Hause. Und natürlich gab es auch praktische Sachen wie Brettspiele, Wohnaccessoires, Sportgeräte und Bücher – einige gebraucht, andere unbenutzt. Manche Sachen schienen eher unspektakulär (ähm, zweckmäßig), brachten aber dennoch aufgrund ihrer Neuartigkeit ziemlich viel Geld ein – wie die berühmte “leere, rote Plastikbox”. Ich bin mir ziemlich sicher, dass dies eine Last-Minute-Spende war, von der der Besitzer nie erwartet hätte, dass sie viel einbringen würde. Aber jedes Jahr fand die Schachtel einen neuen Besitzer, der seinen Namen darauf schreiben und sich ein bisschen TrustYou-Stolz fühlen konnte. Oft gaben uns diese gespendeten Gegenstände einen Einblick in das Leben unserer Kollegen, und wir alle lernten etwas Neues über einander und unsere Interessen.
Am Auktionstag im Münchner Büro (vor Corona) haben wir alle nach Feierabend ein kostenloses Bier aus dem Büro-Kühlschrank geholt und sind zum Open Space gegangen. Dort hat jeder von uns eine kleine Flagge mit seiner Bieter-ID bekommen, damit die Gewinner leicht zu erkennen waren und es sich mehr wie eine echte Auktion anfühlte. TrustYou hat eine kleine Mahlzeit gesponsert, die wir alle genießen konnten, während wir unsere Plätze gesucht und auf den Start der Veranstaltung gewartet haben.
Unser Moderator Michi “The Man with the Hammer” (Director of Client Success) und unsere talentierte Kollegin Katharina (Marketing Director) haben den Abend mit einer Überraschungsperformance gestartet. Sie haben ihre Rap- und Gesangskünste gezeigt und jedes Jahr einen anderen bekannten Song mit eigens geschriebenen Texten über das Leben bei TrustYou und unsere Auktionsveranstaltung performt. Das hat alle richtig auf den Abend eingestimmt.
Es herrscht ein Gefühl von kontrolliertem Chaos, wenn die Leute in einem freundschaftlichen Wettstreit um das höchste Gebot und den Titel des großzügigsten Spenders ihre Wettbewerbsseite zeigen.
MICHI “DER MANN MIT DEM HAMMER”, LEITER KUNDENERFOLG
Dann wechselte Michi vom Entertainer zum Auktionsmoderator und fing an, die Artikel vorzustellen und Gebote aufzurufen. Die Leute hielten ihre kleinen Fähnchen hoch und der Kampf um das höchste Gebot begann. Michi beschreibt die Stimmung der Veranstaltung so: “Es herrscht eine Art kontrolliertes Chaos, wenn die Leute in einem freundschaftlichen Wettstreit um das höchste Gebot und die großzügigste Spende ihren Wettbewerbsgeist zeigen. Wenn man voll dabei ist, zu gewinnen, hat man kaum Zeit zum Nachdenken. Es ist die einzige Zeit im Jahr, in der man sich gut fühlen kann, wenn man sein Budget überschreitet.’ Wenn ein Artikel ersteigert wurde, fiel der Hammer, und alles wurde ordentlich in einer Tabelle dokumentiert.
In den ersten Jahren haben wir alle zusammen über eine Wohltätigkeitsorganisation abgestimmt, an die wir spenden wollten. Später haben wir beschlossen, dass jeder seine Lieblingswohltätigkeitsorganisation auswählen und einfach einen Zahlungsbeleg vorlegen sollte, um den gewonnenen Artikel abzuholen. Da alles genau dokumentiert worden war, war das ein einfacher Prozess. Jedes Jahr haben wir die Veranstaltung getestet, daraus gelernt und sie ein bisschen optimiert, um sie etwas unterhaltsamer und etwas besser organisiert zu machen.
Anderen zu helfen macht die Leute meistens glücklich und gibt ihnen ein Gefühl von Sinn. Dieses Gefühl mit den Kollegen zu teilen, ist wahrscheinlich der Grund, warum diese Aktion zu einer unserer beliebtesten und meistgeschätzten Veranstaltungen im Münchner Büro geworden ist. Es hat sich als super Teambuilding-Event erwiesen, das alle durch ein gemeinsames Ziel zusammenbringt.
Und dann kam Covid...
Es wäre einfach gewesen, diese Veranstaltung abzusagen oder zu verschieben, aber alle sehnten sich nach sozialen Kontakten. Außerdem gab Covid vielen Menschen das Gefühl, keine Kontrolle über das Geschehen in der Welt zu haben. Durch Spendenaktionen für unsere Gemeinden konnten wir ein wenig Macht zurückgewinnen, indem wir anderen auf jede erdenkliche Weise halfen. Also beschlossen wir, daraus eine online-Veranstaltung zu machen und die Tradition fortzusetzen.
Es gibt viele schicke (und teure) Plattformen für Online-Auktionen. Aber wir wollten die Ressourcen nutzen, die wir schon hatten, damit das Geld für das Wichtigste verwendet werden konnte: die Wohltätigkeitsorganisationen. Wir haben GoToMeeting schon für Webinare und Town Hall Meetings benutzt, also haben wir uns für das entschieden, was wir schon kannten. Das hätte man auch einfach mit Zoom oder Google Meet machen können. Es war einfacher, als wir gedacht hatten. Abgesehen davon, dass wir einen GoToMeeting-Link zur Einladung hinzugefügt und vorher einen Testlauf gemacht haben, war die Planung vor der Veranstaltung fast wie immer.
Am Tag der Veranstaltung wurde die Live-Musik von Michi und Katharina vorab aufgezeichnet und über Slack geteilt, um die Leute auf den Abend einzustimmen.
Nach der Arbeit haben sich die Leute von zu Hause aus im GoToMeeting getroffen – manche mit ihren Familien, andere mit ihren Haustieren und viele mit einem Drink in der Hand – bereit, sich zu entspannen und Spaß zu haben. Die virtuelle Umgebung hat den Humor unseres Moderators nicht beeinträchtigt. Er hat die Veranstaltung mit genauso viel Humor wie sonst moderiert, während ein anderer Organisator seinen Bildschirm mit der Diashow der Auktionsartikel und deren Beschreibungen geteilt hat. Anstelle von nummerierten Flaggen gaben die Bieter einfach ihren Preis im Gruppenchat ein, sodass alle ihn sehen konnten. Ein anderer Organisator hat diese Zahlen dann wie gewohnt in einer Tabelle festgehalten. Ein Bonus des Gruppenchats waren die lustigen Kommentare der Bieter, die über die Artikel diskutierten und um den Zuschlag kämpften – so konnten wir eine Seite unserer Kollegen kennenlernen, die man normalerweise im Arbeitsumfeld nicht sieht.
Nach der Veranstaltung lief alles wie immer. Die Gewinner haben an die Wohltätigkeitsorganisation ihrer Wahl gezahlt, einen Nachweis geschickt und die Abholung ihrer Sachen organisiert.
Besser oder schlechter?
Das Gute daran, dass Covid unsere Veranstaltung beeinflusst hat, ist, dass sie online erfolgreicher ist! In den letzten zwei Jahren haben wir mehr Geld gesammelt als in den meisten Jahren, in denen die Auktion vor Ort stattfand. Auch wenn nicht ganz klar ist, ob das an der virtuellen Veranstaltung liegt, können wir uns einer Sache sicher sein: Die Veranstaltung ist inklusiver, was ein wichtiger Wert von TrustYou ist. Durch die virtuelle Durchführung konnten wir alle Teammitglieder aus der ganzen Welt zur Teilnahme einladen. Der einzige Nachteil ist, dass die von Kollegen an anderen Standorten ersteigerten Artikel verschickt werden müssen. Aber das ist ein kleiner Preis, den wir zahlen müssen, um alle einbeziehen zu können. Natürlich sind persönliche Treffen bei Teamevents in der Regel vorzuziehen. Aber dies hat uns gezeigt, dass es in manchen Fällen für uns – und für die begünstigten Wohltätigkeitsorganisationen – von Vorteil ist, unsere Reichweite zu vergrößern, indem wir die Veranstaltung für alle zugänglicher machen.
Da so viele Leute und Branchen – wie die Hotellerie-Branche – von Covid hart getroffen wurden und zu kämpfen hatten, war uns klar, dass wir ein bisschen Freude verbreiten, uns gegenseitig unterstützen und unseren Gemeinden was zurückgeben wollten. Die 7. jährliche TrustYou-Auktion war dafür einfach perfekt.
